Договоры и документы

Последние изменения: 11.07.2020

Система позволяет учитывать факт заключения договора с учеником (или заказчиком услуги, например, родителем несовершеннолетнего ученика) на обучение в определённой группе/мини-группе или на индивидуальное обучение, просматривать список договоров, формировать файлы договоров и других документов, связанных с обучением.

Узнать, заключен ли договор, можно на странице ученика или группы. Договор заключается на какой-либо курс занятий, поэтому, чтобы заключить договор, ученик должен быть добавлен в группу/на индивидуальное обучение/другую учебную единицу.

Вот так будет выглядеть информация по договору, если он не был заключен:

826eb581cff65959ea4522ae99ed9458.jpg

При клике по ссылке «Заключить» отобразится форма с предложением ввести дату заключения и номер договора. Номер договора может быть любым, по умолчанию нумерация идет подряд.

12a0f7a8431311f8fa83dc60ffb7052d.jpg

При нажатии на «Сохранить» договор будет считаться заключенным:

83bb018060af1e4a0ef7ca54ff851fd3.jpg

Договор можно как отредактировать (изменить номер договора), так и расторгнуть. При клике по ссылке «Расторгнуть» отобразится форма с полем для указания причины расторжения (необязательным) и кнопкой «Расторгнуть». Типичные причины расторжения договоров можно указать в разделе «Настройки-Ученики».

Также при этом появятся соответствующие записи в истории:

ddbca4edfb1aed0ea85fc81a86837575.jpg

Список договоров.

Все заключенные и расторгнутые договоры доступны для просмотра в разделе Обучение – Договоры. Поиск по договорам можно осуществить с помощью настройки фильтра по филиалам, менеджеру, заключившему договор, ответственному, назначенному в карточке ученика, факту расторжения (галочки да/нет) и интервалу дат, в который договор был заключен или расторгнут. Также можно найти договор по его номеру или части номера и по ФИО ученика (поле «Имя клиента»).

Если был создан файл договора, можно скачать его, нажав на иконку со стрелкой справа.

Также можно экспортировать список найденных договоров в файл Excel.

bd315f0261f7e6f4d930ef6ecebd02c1.jpg

В списке договоров представлены следующие колонки:

Дата договора – дата заключения договора на обучение;

Учебная единица – группа, индивидуальный курс занятий или другая учебная единица, на занятия в которой заключен договор;

Клиент – ФИО ученика (имя, которое указано в карточке ученика);

Контакты – контактные данные ученика;

Филиал – филиал, в котором проходят занятия группы/инд.курса или другой учебной единицы;

Заключивший – сотрудник, заключивший договор (указанный в качестве исполнителя);

№ договора – номер договора, введенный при заключении договора;

Оплачено – сумма внесённых по договору оплат.

Сумма по договору  – считается автоматически исходя из количества академических часов в курсе занятий ученика и цены, указанной за ак.ч./пакет ак.ч. Если у ученика не указана дата окончания курса занятий, рассчитать итоговую сумму за весь курс невозможно – в этом случае в данной колонке отобразится знак вопроса;

Первый платеж – указывается сумма первой внесенной в систему оплаты от ученика за занятия, на которые заключен договор;

Дата расторжения – если договор расторгнут, указывается дата его расторжения;

Причина расторжения – если договор расторгнут и указана причина его расторжения, она указывается в данной колонке.

Описание – комментарий, добавленный при расторжении договора.

Отображение колонок можно добавлять и убирать при помощи кнопки «Показать/Скрыть колонки» справа над списком договоров.

Файлы договоров.

Система позволяет формировать файлы документов договоров. Формирование таких файлов никак не связано с фактами заключения/расторжения договоров. Файл документа договора представляет собой файл в формате Microsoft Word, который можно скачать и распечатать.

Для формирования файлов договоров необходимо добавить шаблон договора для группы и для индивидуального обучения. Сделать это можно на странице «Настройки - Шаблоны» на вкладке «Договоры» в блоке «С учениками».

Шаблон договора должен представлять собой документ Microsoft Word (.docx), в котором вместо текста, который необходимо автоматически подставить в договор, вписаны условные обозначения. Например, вместо обозначения «{FullName}» будут подставлены ФИО ученика. Перечень условных обозначений находится ниже на этой же странице, часть из них заполняется из карточки ученика и параметров его обучения, часть (например, размер частичного взноса или основание скидки) - непосредственно при создании файла договора по конкретному ученику.

Чтобы загрузить подготовленный шаблон договора в систему, нужно нажать на кнопку «Добавить» в правом верхнем углу страницы.

57684864a7365f9ffc481f151c251cf2.jpg

Шаблонов договоров также можно загрузить несколько - для разных ситуаций, и выбирать нужный шаблон уже при создании файла.

Пример части шаблона договора с условными обозначениями:

8945650acedbe3f693c6e19deb73d50b.jpg

Пример скачанного из системы договора с определённым учеником:

2e499e3cb914b0b1e6e2d0ace090e8a3.jpg

Для формирования файла договора необходимо, чтобы договор был заключен. После его заключения на странице ученика или группы в блоке обучения появляется надпись «создать файл»:

adfd02be72d845a8fb8dda51bb6ba2c5.jpg

При клике на ссылке откроется форма с дополнительными полями, необходимыми для создания файла договора:

Шаблон – необходимо выбрать из выпадающего списка один из загруженных шаблонов.

Дата договора – по умолчанию подставляется дата заключения, можно изменить вручную.

Заказчик – ученик или его контактное лицо, отмеченное, как заказчик услуги - в случае, если это было отмечено в карточке ученика.

Исполнитель – сотрудник, проводивший создание договора (через профиль которого проводилась данная операция).

e625f33c127e02b76d603330890838b7.jpg

Остальные поля являются необязательными и при необходимости заполняются вручную. Если в шаблоне договора не были использованы условные обозначения для этих параметров, указывать их не нужно:

Максимальное количество учащихся – используется для договоров на групповые занятия.

Размер взноса – первая оплата, которая указывается в договоре.

Галочка «Полная оплата» –  в договор подставляется размер полного взноса клиента (полной стоимости курса). Поле «размер взноса» в этом случае деактивируется.

Мин.период оплаты (а.ч.) – минимальный период оплаты в академических часах.

Основание скидки – поле для указания основания скидки.

Паспортные данные можно добавить на странице ученика в разделе «Информация по ученику», кликнув на карандаш редактирования, а затем на значок паспорта в открывшемся окне:

3d2eccc75576fdb478e0091e992b3dcb.jpg

Заказчика можно добавить в редактировании контактных данных ученика, отметив его кнопкой «Является заказчиком»:

3237a1922c17308de1feedcdc4b76925.jpg

После нажатия на «Сохранить» автоматически сформируется файл договора и добавится к файлам ученика. Впоследствии перейти к файлам ученика можно со страницы ученика, нажав «Дополнительно» в правом верхнем углу и выбрав пункт «Файлы».

Также в блоке обучения рядом с номером договора вместо надписи "создать файл" появится ссылка «скачать»:

cc1867a255d9b70ed79846c4887c879a.jpg

Кроме договоров, в системе есть возможность создавать файлы других документов, например, приказов, актов, дополнительных соглашений и т.д.

Для того чтобы формировать файлы документов, нужно загрузить шаблоны документов в разделе Настройки – Шаблоны – вкладка «Документы». Шаблон должен представлять собой документ Microsoft Word (.docx), в котором вместо текста, который необходимо автоматически подставить, вписаны условные обозначения.

Чтобы иметь возможность создать приказ, акт или другой документ на ученика, он также должен быть добавлен на какие-либо занятия. Для того чтобы создать документ, кликните по ссылке «Создать файл» справа от расписания ученика в блоке обучения в его карточке:

f9b9baefed92d84804c6d70076aad04f.jpg

В открывшемся окне выберите нужный шаблон документа, предварительно загруженный в настройках.

1162632c2f22e8fc4f4de8b87590b6f7.jpg

Дата создания документа проставляется автоматически, но её можно отредактировать.

Вы также можете добавить номер создаваемого документа. Чтобы ученики имели доступ к файлу в своём личном кабинете, нужно нажать «Отображать в ЛК».

После сохранения сформируется файл документа и добавится к файлам ученика, где его можно скачать и распечатать.

Перейти к списку документов и файлов ученика можно из меню «Дополнительно» в его карточке, или кликнув по ссылке «Список» рядом с надписью «Документы».

Помогла ли вам статья?